5 nützliche Tipps für mehr Ordnung im Büro

Wo gearbeitet wird, entsteht auch Unordnung. Vor allem auf dem Schreibtisch sammeln sich eine Menge Unterlagen an, denn nicht immer bleibt genügend Zeit, um diese sofort einzusortieren. Wenn dann auch noch kleine Notizzettel und Gegenstände aller Art dazukommen, wird der bisher gut organisierte Arbeitsplatz schnell zum unüberblickbaren Chaos. Wir zeigen, wie Unternehmer ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, mehr Ordnung an ihrem Arbeitsplatz zu halten.

1.     Aufbewahrungsdosen für kleine Gegenstände

Dosen in verschiedenen Größen und Farben sind nicht nur ein dekorativer Blickfang, sie eignen sich auch um Ordnung zu halten. Denn Büroklammern, Speicherkarten und viele weitere kleine Gegenstände lassen sich gut darin aufbewahren.

Unser Tipp: Für die Mitarbeiter gleich mehrere Dosen bestellen, damit sie die praktische Aufbewahrung auch zu Hause nutzen können, z.B. für Schmuck. Eine große Auswahl an  Dosen kann man bei ADV ganz einfach und vor allem ziemlich preiswert im großen Pack erwerben. ADV liefert allerdings nur an gewerbliche Kunden.

 

2.     Kalender bereitstellen

Wenn schier unzählige Haftnotizzettel mit Terminen und Aufgaben auf dem Schreibtisch liegen, ist es an der Zeit für einen Kalender. Jeder Mitarbeiter und Unternehmer sollte einen eigenen Organizer besitzen, damit er alle seine Termine, private wie auch berufliche, sofort eintragen kann.

3.     Ablagesysteme nutzen

Während des Arbeitsalltags bleibt häufig nicht genügend Zeit, alle Unterlagen sofort einzusortieren. Unternehmer sollten ihren Mitarbeitern ein nützliches Ablagesystem zur Verfügung stellen, mit dem sie beispielsweise Post und Dokumente sinnvoll sortieren können. Mindestens einmal wöchentlich wird das Papier in den Ablagefächern dann in den entsprechenden Ordnern abgeheftet.

Ein effizientes Ablagesystem besteht aus verschiedenen, bunten oder beschrifteten Fächern. Zwei davon werden für offene Arbeiten sowie bearbeitete Aufträge zum Abheften geführt.

4.     Regelmäßig aussortieren

Geschäftsführer müssen auf rechtlicher Seite so einiges beachten, darunter auch die vom Gesetzgeber festgelegten Aufbewahrungsfristen. Geschäftskorrespondenz müssen sie sechs Jahre lange nachweisen können, für Bücher, Buchungsbelege, Rechnungen und Zollunterlagen gilt sogar eine Frist von zehn Jahren. Innerhalb eines Wirtschaftsjahres sammeln sich so einige Unterlagen an und der Aktenschrank wird zunehmend voller und unübersichtlicher.

Um Ordnung zu schaffen, werden die Ordner aus den Vorjahren ausgelagert, beispielsweise in ein Lager. Mit Beginn eines neuen Geschäftsjahres ist es ratsam, Unterlagen, die nicht mehr der Aufbewahrungsfrist unterliegen, sofort zu vernichten.

Übrigens ist regelmäßiges Entrümpeln nicht nur im Büro, sondern auch im eigenen Heim wichtig. Weshalb verraten wir hier.

5.     Papierkorb bereitstellen

Um Chaos am Arbeitsplatz effektiv zu vermeiden, sollte an jedem Schreibtisch ein Papierkorb bereitstehen. Auf diese Weise kann nicht mehr benötigtes Papier sofort entsorgt werden und der Arbeitsbereich bleibt dauerhaft aufgeräumt.

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